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Los mecanismos básicos de coordinación

iGestion 2.0 10 de diciembre del 2010 Administración No hay comentarios

Todas las actividades que el hombre realiza de forma organizada hacen necesarios dos requisitos muy importantes que se oponen entre ellos: la división del trabajo en varias tareas para su realización y desempeño, y por otro lado, la coordinación de esas tareas para poder realizar la actividad en cuestión. De esta forma, se puede definir a la estructura de una organización como la totalidad de maneras distintas en las que el trabajo ha sido divido en labores para después lograr la coordinación entre tales tareas.

Henry Mintzberg ha establecido seis formas distintas mediante las cuales puede lograrse la coordinación dentro de la organización. A continuación se describe cada uno de los mecanismos de coordinación junto con los gráficos, los cuales pueden ser mejor comprendidos si conocen las partes básicas de la organización.

  • Adaptación mutua: Dado que la gente interactua con otras personas en el trabajo, la coordinación se logra por medio de la comunicación informal entre ellas. Este mecanismo se utiliza en las organizaciones más sencillas, pero también en aquellas más complejas, donde las distintas situaciones requieren un medio de coordinación confiable. La figura ilustra la adaptación mutua mediante una flecha entre dos operadores.

  • Supervisión directa: En este caso la persona coordina a los demás dando ordenes. Por lo general esto surge cuando un gran numero de personas deben trabajar juntas. De esta forma hay una persona que da instrucciones y coordina el trabajo de otros. La figura muestra al administrador como líder con las instrucciones como flechas hacia los operadores.

La estandarización es otro mecanismo para lograr la coordinación. Esto es a través de de los estándares que predeterminan lo que las personas hacen o no. Básicamente existen cuatro formas: la estandarización de los procesos de trabajo, de los resultados, de los conocimientos y habilidades, o de las normas.

  • Estandarización del proceso de trabajo: Consiste en la especificación y programación de los procedimientos a seguir en el trabajo. La imagen ilustra cómo la tecnoestructura de una organización se encarga de programar el trabajo de las diferentes personas para coordinarlo de manera rigurosa.

  • Estandarización de los resultados: A diferencia del anterior, aquí no se programa lo que se debe hacer, sino que lo que se hace es especificar sus resultados. De igual manera, la imagen muestra que tales estándares provienen de la tecnoestructura.

  • Estandarización de las habilidades: En este caso lo que se estandariza es el trabajo, ya que los mismos adquieren determinados conocimientos y habilidades que son aplicadas en sus trabajo. Generalmente esta estandarización ocurre fuera de los limites de la organización, tal como lo muestra la figura. Aquí la coordinación se logra gracias a que los trabajadores saben como actuaran sus semejantes.

  • Estandarización de la norma: Dentro de una organizacion los trabajadores comparten una serie de creencias comunes, las cuales forman la cultura de la organización, y que condicionan algunos comportamientos de los operarios, por lo que forma otro mecanismo de coordinación.

Estos mecanismos de coordinación pueden considerarse como los elementos básicos de una estructura. Parece que mantienen cierto orden: a medida que el trabajo se vuelve difícil y complejo, los medios de coordinación favorecidos parecen cambiar, de la adaptación mutua a la supervisión directa, luego a la estandarización, preferentemente de los procesos de trabajo o de las normas, los resultados o de las habilidades, para al final regresar a la adaptación mutua. Sin embargo, ninguna organización puede depender solo de estos mecanismos, en toda organización medianamente desarrollada se encontraran todos los mecanismos mencionados.

Además hay que destacar que múltiples organizaciones prefieren un mecanismo que otros, al menos en ciertas etapas de su vida. De hecho, las organizaciones que no prefieren ninguno parecen mas proclives a politizarse, simplemente por los conflictos que por lo general surgen cuando las personas tienen que rivalizar para obtener cierta influencia en un vacío relativo de poder.

Bibliografia: Henry Mintzberg, “El Proceso Estrategico”

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